Der ungebrochene Trend zu Homeoffice und Mobile Meeting hat den Anbietern virtueller Konferenz-Software Millionen neue Nutzer beschert. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes verändert die Art, wie Menschen miteinander kommunizieren. So bringt der digitale Wandel weitreichende Folgen für die standortübergreifende Zusammenarbeit, die Arbeits- und Unternehmenskultur und eigene Herausforderungen für die Sicherheit aller Teilnehmer mit sich. (Gastbeitrag von Alexander Baetz)
Was sollten Sie bei der Teilnahme an Video-Calls und Zoom-Meetings beachten?
Über Zoom wurde in Deutschland häufig diskutiert, im Mittelpunkt der Kritik an diesem Meeting-Tool standen die fehlende Sicherheit und Privatsphäre der Anwender. Zoom hat darauf reagiert und in vielen Bereichen nachgebessert. Immerhin will man weiter vom Trend, Präsenztreffen durch Webkonferenzen zu ersetzen, profitieren, um auch zukünftig mit starken Geschäftsjahren zu punkten.
Zoom zählt zu den Gewinnern der Corona-bedingten Lockdown-Phase. Die Zahl derjenigen, die den Dienst nutzen, ist geradezu explodiert. Der Trend zur Unternehmenskommunikation via Videobesprechung & -chat hat dessen Präsenz enorm bestätigt.
So gelingt Ihre Zoom-Konferenz
Zoom-Konferenzen gehören zwischenzeitlich in vielen Unternehmen zum Alltag. Es gibt für die Nutzer jedoch nach wie vor einige Punkte zu beachten, die wichtig für die eigene Sicherheit sind. Mit einigen einfachen Tipps tragen diese dazu bei, dass eine Zoom-Konferenz reibungslos verläuft.
1. Schalten Sie Mikrofon und Kamera aus, wenn Sie nicht sprechen
Videokonferenzen zeichnen sich vor allem durch Bild- und Tonaufnahmen aus. Auf beide Faktoren haben Sie einen direkten Einfluss: Sie haben bei Zoom die Möglichkeit, sowohl die Kamera als auch das Mikrofon auszuschalten. Selbst der Host der Konferenz kann diese nicht von sich aus ein- oder ausschalten.
Es ist in jedem Fall ratsam, Mikrofon und Kamera nur dann zu aktivieren, wenn Sie selbst etwas sagen möchten. Zum einen stören viele Hintergrundgeräusche die anderen Teilnehmer. Knallt bspw. irgendwo eine Tür, klingelt ein vergessenes Smartphone, das Festnetz oder der Paketbote an der Haustüre, sorgt dies für Ablenkung und die Online-Konferenz wird empfindlich gestört.
Professionelles Fern-Meeting oder ungewollt unterhaltsam?
Zum anderen vergessen viele Menschen mit der Zeit, dass sie über die Kamera zu sehen sind. So kann es schnell zu unangenehmen oder ungewollt unterhaltsamen Situationen kommen. Dass nicht jeder Zoom-Call professionell verläuft, zeigt auch das von Basic Thinking zusammengestellte Ranking der lustigsten Videocall-Fails, die ebenfalls einfach zu verhindern sind.
2. Verwenden Sie einen virtuellen Hintergrund
Zoom wird meistens verwendet, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten ein Gespräch führen möchten. In den meisten Fällen befinden sich einige der Teilnehmer im Homeoffice. Nicht jeder hat zu Hause ein eigenes Büro – so sitzen viele Menschen in Wohnzimmer oder Küche und nehmen an einer Konferenz teil.
Es lässt sich nicht vermeiden, dass dabei der ein oder andere persönliche Gegenstand zu sehen ist. Wer vorab nicht die gesamte Wohnung umräumen möchte, hat bei Zoom die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund zu verwenden.
Haben Sie diese Funktion aktiviert, erkennt Zoom Ihren Körper. Der Rest des Bildes wird durch ein Video oder ein Foto Ihrer Wahl ersetzt. In den meisten Fällen klappt dies ziemlich gut und schützt Ihre Privatsphäre.
3. Registrieren Sie sich nicht mit Google oder Facebook
Wenn Sie Zoom zum ersten Mal nutzen, können Sie entweder einen neuen Account erstellen oder sich mit Google oder Facebook anmelden. Einen eigenen Account zu erstellen ist zwar unkompliziert, dauert aber ein paar Sekunden.
Umso leichter erscheint es vielen Nutzern, sich einfach mit ihrem bestehenden Google- oder Facebook-Account anzumelden. Hierbei genügt ein Klick für die Anmeldung.
Diese Bequemlichkeit zahlen Sie dann aber mit einem hohen Preis. Denn Zoom und Facebook bzw. Google erhalten sensible Informationen über Sie, die Sie besser schützen sollten. Es ist deshalb ratsam, für jeden Dienst einen eigenen Account anzulegen.
4. Installieren Sie alle Updates
Nutzern von Zoom werden regelmäßig Updates angeboten. Wie bei allen anderen Programmen sollten Sie diese immer installieren – denn jedes Update hat einen Sinn.
Überprüfen Sie regelmäßig, ob es ein neues Update gibt und installieren es umgehend. Oftmals dienen diese nämlich auch der Sicherheit und beheben Bugs. Bei Zoom werden Sie nicht immer automatisch auf die Updates aufmerksam gemacht – schauen Sie also von Zeit zu Zeit selber nach.
5. Verwenden Sie ein einzigartiges Passwort
Passwörter sind ein häufig diskutiertes Thema. Das liegt hauptsächlich daran, dass sich kriminelle Individuen und Organisationen immer wieder Zugang zu Passwörtern verschaffen. Das gelingt Ihnen meist in nur wenigen Sekunden, da ein Großteil der Nutzer häufig aus Bequemlichkeit zu einfache und unsichere Passwörter nutzt.
Wenn Sie Ihren Zoom-Account anlegen, sollten Sie unbedingt ein sicheres Passwort verwenden. Kombinieren Sie Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Nutzen Sie niemals Namen oder Wörter. Kriminelle arbeiten mit speziellen Tools, die in nur wenigen Minuten ganze Wörterbücher ausprobieren.
Wichtig ist, dass Sie ein und dasselbe Passwort nie zweimal verwenden. Knackt ein Hacker Ihr Universal-Passwort, hat er Zugriff auf all Ihre Konten. Mit den Daten, die er dort stehlen könnte, kann er großes Unheil anrichten. Identitätsdiebstahl hat in den letzten Jahren stark zugenommen und unzähligen Menschen drastisch geschadet. Verhindern Sie dies mit einem sicheren und einzigartigen Passwort.
Schützen Sie Ihre Privatsphäre zusätzlich mit einem VPN
Befolgen Sie die obenstehenden Tipps, sind Sie in Sachen Sicherheit schon ganz gut unterwegs. Da in Zoom-Konferenzen oftmals sensible Themen und Firmeninterna besprochen werden, sollten Sie sich bestmöglich schützen.
Mit einem VPN sorgen Sie für zusätzliche Sicherheit. Denn nutzen Sie ein solches Programm, wird Ihr gesamter Datenverkehr durch einen blickdichten Tunnel transportiert. Von außen ist nicht einzusehen, welche Seiten Sie aufrufen.
Das gilt auch für Ihren Internetanbieter. Dieser kann ohne ein VPN einsehen, welche Webseiten Sie besuchen. Ein VPN verwehrt ihnen diesen Blick.
Zudem machen Sie es Hackern deutlich schwerer, Ihre Daten abzufangen. VPNs schützen Ihre Kommunikation mit speziellen Sicherheitsprotokollen (VPN-Protokolle), die nur sehr schwer zu knacken sind.
Zoom und die DSGVO
Eine Erklärung von Zoom bezüglich Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, Stand Oktober 2021, finden Sie hier: https://explore.zoom.us/de/gdpr/
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